Democratizar la gestión del tiempo que usa las luces largas (2a parte)

Es una locura pretender que todos los humanos funcionemos con ese Timeboxing de 5 minutos que dicen utilizar Elon Musk o Bill Gates. Es tratarnos como si ya estuviéramos conectados con un Propósito increíblemente poderoso, cuando por ejemplo una inmensa mayoría  trabaja en empresas sin un propósito identificado.

Otra gran mayoría quizás no ha tenido la oportunidad o no se lo ha planteado. En estos casos el Timeboxing de 5 minutos sería totalmente contraproducente, además de hiper- estresante y sin sentido.

Si no leíste la primera parte, puedes hacerlo aquí: Timeboxing de 5 minutos o como acabar ansioso perdido sin propósito (1a parte).

Hemos de empezar por dar un giro e intentar  primero encender  las luces largas. Empezar por primar los aspectos de la gestión del tiempo, más que los de la administración del tiempo, que los 5 minutos y que las tareas concretas. Y después alinearlos.

Me explico:

En 1er lugar

Tratar de identificar metas, propósitos personales y de la empresa donde trabajamos o de nuestro negocio. Como decíamos, empezar a encender las largas además de las luces cortas.

En 2º lugar

Hacer una cierta introspección y mirada interna. Con toda la humildad del mundo, aunque sea la primera vez no pasa absolutamente nada. Nunca es tarde. Además, estos tiempos de pandemia donde parece que estamos suspendidos en el tiempo, en un presente que se dilata más y más cada semana, no es mal momento para esta introspección.

En 3er lugar

Seccionar nuestras agendas por bloques de las mañanas y de las tardes.

Y por bloques de días de la semana.

Tratar de organizar un tiempo de creación y generación de ideas para cuando somos más creativos, quizás por las mañanas. Otros espacios  para cuando  es mejor para hablar o tener una reunión, quizás programarlas por la tarde.

Luego tratar de dividir otras responsabilidades en esos grandes bloques o “BigRocks” que decía Stephen Covey:

Por ejemplo, los miércoles y jueves más para trabajo colaborativo, formaciones, talleres o grabaciones, presentaciones. Los jueves por la tarde quizás para reuniones generales. Los martes y miércoles quizás reservarlos para mis clientes o proveedores a los que voy a focalizar mi atención ese mes.  Y mientras respondo correos electrónicos importantes durante la semana, utilizo los viernes por la mañana para ponerme al día con los correos electrónicos que se me han escapado o pendientes. Y descargar los viernes para planeación con inspiración de la siguiente semana.

Eh, espera!  Pero una inmensa mayoría de personas tenemos un/a jefe/a, supervisor/a etc. ¿Cómo puede funcionar entonces, si esa agenda por bloques tiene que ser alineada con ellos/as, con las necesidades de la  empresa y en coordinación con un equipo?

Sí, muy cierto, pero casi siempre es posible identificar algunos posibles bloques de tiempo para organizar las cosas de diferente modo e implementar cambios.

Bien, ¿y si trabajas en una cadena de producción? Ciertamente puede llegar a ser bastante más complicado, pero algunos ajustes siempre es posible hacer. Por ejemplo, el método Haroda de organización en producción nos muestra estas posibilidades, pero esto sería motivo de otro post.

En 4º lugar, finalmente,

Ahora sí podemos empezar a fraccionar el tiempo en intervalos más cortos de tiempo, por horas por ejemplo. Pero habiendo puesto antes las largas.

¿No tiene mucho más sentido para ti de este modo?

Bien, de hecho lo que no nos dijeron estos autores que recomiendan 5 minutes TimeBoxing es que Elon Musk antes de todo decide donde pone su foco, foco y más foco. Por ejemplo, cuando en 2013 empezaba sus dos startups, lo decidió así:

Lunes: SpaceX Martes: Tesla Miércoles: TeslaJueves: SpaceXViernes: SpaceXSábado: TeslaDomingo: Tesla or SpaceX

Primero Foco, foco , foco

Después ya podemos agendar más detalles y detalles hasta el infinito.